Mesyuarat, adalah merakam
semula perbincangan, maklumat, mesej, kemahiran mendengar dan melapor semula
adalah bahagian penting dalam proses komunikasi lisan. Mesyuarat sebenarnya
melibatkan perancangan yang jitu, teliti, terfokus, masa dan bagaimana
mesyuarat diuruskan. Agenda mesyuarat diedarkan terlebih dahulu kepada
ahli-ahli mesyuarat seelok-eloknya seminggu sebelum mesyuarat. Perbincangan
dalam mesyuarat mestilah mengikut urutan. Mesyuarat hendaklah bersifat
demokrasi, terpimpin, mematuhi peraturan mesyuarat, sumbang idea, menghargai
masa yang ditetapkan dan dalam kawalan pengerusi.
Dalam gerak kerja berpasukan
memerlukan mesyuarat.
Mesyuarat biasa, rasmi atau khas.
Mesyuarat juga mungkin
berbentuk: konvekesyen,seminar, persidangan, mesyuarat besar
Makanya mesyuarat memerlukan
perancangan jitu, tepat dan berkesan.
Penyedian Mesyuarat:
Perjalanan mesyuarat mestilah
menggunakan komunikasi yang boleh difahami oleh ahli-ahli mesyuarat, jelas
objektif, tatacara, masa, patuhi kod etika, undang-undang, adab dan peraturan
mesyuarat.
Bijak meringkaskan saranan,
pendapat dan idea supaya ahli mesyuarat memahaminya dengan jelas dan dapat
dipersaetujui bersama dalam membuat keputusan.
Fokus kepada objektif mesyuarat supaya terarah, tidak menyimpang:
i. Ada isu penting
ii. Penyaluran maklumat, berkongsi pandangan dan
pendapat dalam membuat keputusan
iii. Khusus kepada ahli-ahli,
iv. Membina, tertib
v. Mesyuarat cukup korum.
vi. Keberkesanan tempoh masa mesyuarat
vii. Agenda mseyuarat
a. Tujuan
b. Tarikah
c. Tempat
d. Masa
e. Aturcara
Pelaksanaan
meyuarat:
i. Pengerusi hendaklah bijak mengendalikan meyuarat
ii. Memahami fokus mesyuarat
iii. Mengawal perjalanan mesyuarat
iv. Ahli-ahli tahu tanggungjawab masing-masing
Pendekatan mesyuarat:
i. Menyalur maklumat
ii. Dapatkan maklumat
iii. Membuat keputusan
v. Menerangkan keputusan
vi. Memimpin
